Shipping Label Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Và In Nhãn Vận Chuyển Chuẩn Xác

Trong logistics và thương mại điện tử, shipping label (nhãn vận chuyển) đóng vai trò quyết định giúp đơn hàng được đến đúng tay người nhận mà không bị thất lạc hay trễ hẹn. Vậy shipping label là gì? Cần những thông tin bắt buộc nào và điểm khác biệt giữa shipping label với PO label là gì? Hãy cùng Mực Mã Vạch khám phá câu trả lời chi tiết và nắm trọn quy trình tạo, in nhãn vận chuyển chuẩn chỉnh ngay trong bài viết dưới đây!

1. Shipping label là gì?

1.1. Shipping label là gì?

Shipping label (nhãn vận chuyển) là loại tem nhãn được in và dán trực tiếp lên bề mặt bên ngoài của kiện hàng, thùng carton hoặc pallet. 

Khác với các loại tem nhãn trang trí hay tem phụ sản phẩm, nhãn vận chuyển chứa đầy đủ thông tin dữ liệu dưới dạng văn bản và mã vạch (barcode/QR code). Các dữ liệu này giúp máy quét tự động và nhân viên giao nhận nhận diện chính xác kiện hàng thuộc về ai, đi đến đâu và được xử lý theo phương thức nào.

1.2. Các thành phần cần có trên một shipping label chuẩn

Dù kích thước hay cấu trúc tem nhãn của mỗi hãng vận chuyển có thể khác nhau đôi chút nhưng một nhãn vận chuyển chuẩn quốc tế bắt buộc phải bao gồm những thông tin chính sau:

Thông tin người gửi và người nhận:

• Tên cá nhân/doanh nghiệp, số điện thoại liên hệ.
• Địa chỉ chi tiết (Số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, quốc gia).

Mã tuyến đường và mã bưu chính:

• Mã tuyến đường (Routing Code): Ký hiệu viết tắt hoặc mã định danh của bưu cục/kho phân loại đích (Ví dụ: HAN-NET-01, SGN-HUB…).
• Mã bưu chính (ZIP/Postal Code): Dãy số định danh khu vực địa lý.

Mã vận đơn và mã vạch quét tự động: 

• Tracking Number: Dãy số/chữ định danh duy nhất cho từng đơn hàng.
• Mã vạch (Barcode 128, QR Code,...): Mã hóa toàn bộ dữ liệu đơn hàng dưới dạng hình học.

Thông tin gói hàng và dịch vụ:

• Thông số kiện hàng: Trọng lượng thực tế (Gross Weight), trọng lượng quy đổi (Volumetric Weight) và kích thước 3 chiều (Dài x Rộng x Cao).
• Loại hình dịch vụ: Express (Chuyển phát nhanh), Standard (Tiêu chuẩn), Same-day (Giao trong ngày), Economy (Tiết kiệm)...
• Thông tin giao nhận: Số tiền thu hộ (COD), bảo hiểm hàng hóa, người trả cước…

Ký hiệu cảnh báo Hàng dễ vỡ (Fragile)... và ghi chú đặc biệt như “Cho xem hàng”, “Gọi trước khi giao hàng”...

1.3. Các loại shipping label phổ biến hiện nay

Thị trường vận chuyển hiện nay chia thành 3 nhóm nhãn vận chuyển chính:

• Nhãn chuyển phát nhanh quốc tế của các hãng hàng không/logistics toàn cầu như DHL, FedEx, UPS, SF Express… tuân thủ tiêu chuẩn ISO khắt khe, thường tích hợp đầy đủ mã MaxiCode, tờ khai hải quan rút gọn và mã vùng quốc tế.
• Nhãn vận chuyển sàn thương mại điện tử: dành cho các đơn hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki, Amazon… được hệ thống tự động tạo sẵn dưới dạng chuẩn để người bán chỉ cần xuất file và in dán lên gói hàng.
• Nhãn vận chuyển Logistics nội địa/3PL của các đơn vị giao hàng trong nước như Viettel Post, Giao hàng tiết kiệm (GHTK), Giao hàng nhanh (GHN), VNPost... tối ưu hóa mã QR code và mã bưu cục để người giao hàng dùng điện thoại quét mã nhận đơn nhanh chóng.

1.4. Vai trò của shipping label

• Định danh và hỗ trợ phân loại tự động: Nhờ có mã vạch, các băng chuyền tự động tại kho trung chuyển có thể phân loại hàng ngàn kiện hàng mỗi giờ với độ chính xác gần như 100%.
• Giảm thiểu rủi ro thất lạc và giao nhầm: Nhãn vận chuyển cung cấp thông tin đồng bộ giữa hệ thống phần mềm và thực địa. Nếu kiện hàng bị lạc tuyến, nhân viên kho có thể dễ dàng quét mã vạch để đưa hàng về đúng hành trình.
• Rút ngắn thời gian giao hàng: Nhờ loại bỏ các công đoạn nhập liệu thủ công tại từng trạm luân chuyển, quy trình xử lý đơn hàng diễn ra liền mạch, giúp rút ngắn tối đa thời gian giao hàng đến tay người nhận.
• Dễ dàng truy xuất: Mã vận đơn trên nhãn giúp cả người bán lẫn người mua dễ dàng theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực.

1.5. Phân biệt shipping label và PO label

PO label (nhãn đơn đặt hàng) là tem nhãn quản lý nội bộ, được tạo ra dựa trên đơn đặt hàng giữa bên mua và nhà cung cấp.

PO label giúp định danh nội dung và chi tiết hàng hóa bên trong kiện hàng, giúp bộ phận quản lý kho, bộ phận thu mua và nhà máy kiểm soát chính xác số lượng, quy cách đóng gói và nguồn gốc lô hàng khi nhập kho hoặc kiểm kê.

Đôi khi, người ta vẫn thường hay nhầm lẫn giữa nhãn vận chuyển và nhãn đơn đặt hàng. Bảng sau sẽ giúp bạn phân biệt rõ 2 loại này: 

2. Hướng dẫn cách tạo shipping label

Tùy thuộc vào quy mô vận hành, số lượng đơn hàng hằng ngày và công cụ hiện có, bạn có thể linh hoạt áp dụng một trong 4 phương pháp tạo nhãn vận chuyển sau: 

2.1. Tạo thủ công

Đối tượng phù hợp: Shop online mới mở, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, đơn hàng tự giao hoặc số lượng đơn phát sinh ít (<10 - 20 đơn/ngày).

Cách thực hiện:

• Dùng Microsoft Word/Excel: Sử dụng tính năng Mail Merge (trộn thư) để tự động điền danh sách địa chỉ từ Excel vào mẫu nhãn trên Word. Thiết lập khổ giấy in (thường là A6) và chèn các hình mã vạch tự tạo.
• Dùng Canva: Tìm kiếm từ khóa "Shipping Label Template" trên Canva để chọn mẫu thiết kế sẵn. Tùy chỉnh logo, thông tin người gửi/nhận, trọng lượng và tải file về dưới dạng PDF Print.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Hoàn toàn miễn phí, có thể tùy biến giao diện/logo thương hiệu dễ dàng, không cần kiến thức kỹ thuật.
• Nhược điểm: Mất nhiều thời gian nhập liệu, dễ gõ sai địa chỉ/số điện thoại và không thể tự tạo mã vạch chuẩn hệ thống của các đơn vị 3PL.

2.2. Tạo tự động từ sàn thương mại điện tử và đơn vị vận chuyển

Đối tượng phù hợp: cá nhà bán hàng trên sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop, Lazada, Amazon…) hoặc các đơn vị gửi hàng qua đơn vị chuyển phát (DHL, Viettel Post, GHN, GHTK...).

Cách thực hiện:

• Trên các sàn TMĐT (Kênh Người Bán):
  1. Truy cập vào mục Quản lý đơn hàng -> Chọn các đơn hàng cần đi (Có thể chọn hàng loạt).
  2. Bấm Xác nhận chuẩn bị hàng -> Chọn In nhãn vận chuyển (Print Shipping Label).

  3. Hệ thống sẽ tự động xuất ra file PDF chứa đầy đủ mã vận đơn, mã QR/Barcode phân loại và thông tin giao hàng chuẩn khổ A6.

• Trên  cổng dịch vụ hãng vận chuyển:
  1. Đăng nhập cổng dịch vụ trực tuyến của hãng (như MyDHL+, Viettel Post App, GHTK Portal…).
  2. Nhập thông tin kiện hàng: Địa chỉ người gửi/nhận, kích thước 3 chiều, trọng lượng và chọn loại dịch vụ (Express/Standard).
  3. Hệ thống sẽ cấp một mã Waybill (Tờ vận đơn). Chọn In nhãn / Print Label để xuất file PDF nhãn vận chuyển chuẩn quốc tế.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Nhanh chóng, tự động hóa 100%, mã vạch và mã tuyến đường chính xác tuyệt đối theo thuật toán của nhà vận chuyển.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào giao diện của từng sàn/hãng; nếu bán đa kênh sẽ phải thao tác đăng nhập và in ở nhiều cổng khác nhau.

2.3. Tạo qua phần mềm quản lý bán hàng (POS/ERP)

Đối tượng phù hợp: Các shop online bán hàng đa kênh, chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp SME có số lượng đơn từ vài chục đến hàng nghìn đơn/ngày.

Các phần mềm phổ biến: Sapo, KiotViet, Haravan, Nhanh.vn, Pancake...

Cách thực hiện:

• Tích hợp tài khoản các sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop...) và tài khoản các đơn vị vận chuyển (Viettel Post, GHN, J&T...) vào phần mềm POS thông qua kết nối API.
• Khi có đơn hàng mới từ bất kỳ kênh nào, dữ liệu sẽ đổ về một màn hình quản lý tập trung trên POS.
• Người vận hành chỉ cần tích chọn danh sách đơn hàng -> Bấm Đẩy đơn & In nhãn vận chuyển hàng loạt.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Quản lý tập trung tại một nơi, in nhãn hàng loạt cực nhanh, tự động đồng bộ tồn kho và trạng thái giao hàng.
• Nhược điểm: Tốn chi phí duy trì phần mềm POS hằng tháng/hằng năm.

2.4. Tạo bằng phần mềm thiết kế và in tem nhãn chuyên dụng

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp sản xuất, kho bãi, trung tâm Logistics quy mô lớn cần in nhãn vận chuyển theo chuẩn riêng hoặc nhãn pallet/thùng carton xuất khẩu.

Phần mềm chuyên dụng: BarTender, ZebraDesigner, Labelview, NiceLabel...

Cách thực hiện:

• Kết nối phần mềm BarTender/ZebraDesigner với cơ sở dữ liệu nội bộ (Database Excel, SQL Server, SAP, Oracle).
• Thiết kế khung nhãn (Layout) chuẩn kích thước (ví dụ 100x150mm), đặt các trường dữ liệu động (Variable Data) cho Mã vận đơn, Mã SKU, Địa chỉ, Mã vạch Barcode 128/GS1.
• Lệnh in sẽ tự động lấy dữ liệu từ hệ thống và gửi trực tiếp tới máy in tem nhãn công nghiệp để in liên tục hàng chục ngàn nhãn/ngày.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Chuyên nghiệp nhất, chịu tải khối lượng in khổng lồ, tùy biến mã vạch theo đúng tiêu chuẩn công nghiệp quốc tế (GS1, ISO).
• Nhược điểm: Cần nhân sự am hiểu kỹ thuật để thiết lập ban đầu và kết nối dữ liệu.

3. Hướng dẫn cách in shipping label chuẩn xác

3.1. Kích thước nhãn vận chuyển thông dụng

Kích thước chuẩn quốc tế (4x6 inch - 100x150mm ~ A6): Đây là kích thước vàng được hầu hết các hãng logistics lớn và các sàn TMĐT áp dụng.

Các kích thước phụ phổ biến:

• 100x100mm (4x4 inch): Thường dùng cho các gói hàng kích thước trung bình hoặc đơn hàng giao nhanh nội địa.
• 75x100mm (3x4 inch): Cho các kiện hàng nhỏ, gói hàng bưu phẩm bọc nilon. 
• A5 (148x210mm): Dùng cho các thùng carton lớn, hàng pallet xuất khẩu nguyên container cần hiển thị chữ to rõ từ khoảng cách xa.

>>> Xem thêm: Khổ Giấy A3 Là Bao Nhiêu Cm? 

3.2. Thiết bị và chất liệu in nhãn vận chuyển phù hợp

Chọn thiết bị in: 

Thay vì dùng máy in văn phòng tốc độ chậm và dễ nhòe mực, các đơn vị logistics và shop TMĐT đều ưu tiên sử dụng máy in nhiệt chuyên dụng. Dòng máy này chia làm 2 công nghệ in chính:

• In nhiệt trực tiếp (Direct Thermal): Đầu in phát nhiệt tác động trực tiếp lên bề mặt giấy decal cảm nhiệt và giấy tự đổi màu thành chữ/mã vạch đen khi gặp nhiệt độ cao. 
• In truyền nhiệt (Thermal Transfer): Đầu in đốt nóng cuộn mực chuyên dụng, làm lớp mực nóng chảy và bám chặt lên bề mặt giấy decal. Cho độ bền nét cực cao, chống phai màu, chịu nhiệt, chống nước và chịu ma sát rất tốt.

Xem thêm: Ngành ribbon mực in mã vạch (Thermal Transfer Ribbon) 

Chọn chất liệu in:

>> Xem thêm: Mực In Mã Vạch Là Gì? Bảng Giá & Cách Chọn Mực Ribbon Chuẩn 

So sánh mực in mã vạch Wax, Wax Resin, Resin - Ưu nhược điểm, ứng dụng và cách chọn loại phù hợp 

3.3. Thao tác in shipping label chi tiết

Bước 1: Cài đặt khổ giấy trên máy tính (Page Setup)

• Vào Control Panel  Devices and Printers  Nhấp chuột phải chọn máy in tem  Printing Preferences.
• Chọn khổ giấy 100 x 150 mm (hoặc 4 x 6 inch), dạng giấy Label with Gaps và chỉnh độ đậm (Darkness) lên mức 8 – 12.

Bước 2: Thiết lập thông số khi in file PDF

• Mở file nhãn PDF  Nhấn Ctrl + P.
• Quy tắc vàng: Tại mục Page Sizing, bắt buộc chọn Actual Size (hoặc Tỷ lệ 100%). Không chọn Fit để tránh làm mờ mã vạch.

Hướng dẫn cách in và xuất DHL shipping label trên MyDHL+

1.Khai báo đơn hàng: 

• Truy cập trang chủ DHL.
• Chọn Create a Shipment (Tạo lô hàng)
• Nhập đầy đủ thông tin cần điền

2.Chọn định dạng nhãn (Label Options):Tại bước thanh toán và xuất nhãn, ở mục Label Output Format, chọn định dạng Thermal / PDF Label - 8x4 inch hoặc 6x4 inch (100x150mm).

3.Tải file nhãn: Hệ thống sẽ xuất ra file PDF gồm DHL Transport Label (dán lên thùng hàng) và tờ Invoice/Archive Doc (chứng từ kèm theo cho hải quan).

4.Tiến hành in & kiểm tra:

• Mở trang PDF chứa DHL Transport Label (trang có chứa mã vạch lớn và mã vùng DHL như SGN, HAN, US123...).
• Thực hiện lệnh in với tỷ lệ Actual Size (100%) lên giấy decal nhiệt/chuyển nhiệt 100x150 mm.

4. Những lỗi shipping label thường gặp và cách khắc phục

Sai thông tin người nhận: 

Ghi thiếu số điện thoại, gõ sai địa chỉ làm bưu tá không thể liên lạc giao hàng, khiến đơn bị hủy và chuyển hoàn tự động.

Cách khắc phục: Sử dụng tính năng tự động xuất đơn từ sàn TMĐT hoặc phần mềm bán hàng (POS) để tránh nhập liệu thủ công. Luôn cài đặt chế độ xác nhận/kiểm tra lại số điện thoại và địa chỉ trước khi ấn lệnh in nhãn.

Mã vạch không quét được: 

Nguyên nhân do file in độ phân giải thấp, đầu in bị bẩn gây đứt nét, hoặc dán băng dính đè lên làm phản quang làm máy quét không quét được mã.

Cách khắc phục: Vệ sinh đầu in máy tem định kỳ bằng bông gạc thấm cồn y tế. Xuất file nhãn dưới dạng PDF chất lượng cao. Hạn chế dán băng dính bóng đè lên bề mặt mã vạch nhiệt.

In sai kích thước hoặc lệch lề: 

File in bị co nhỏ khiến chữ mờ không đọc được, hoặc in lệch lề làm mất một phần thanh mã vạch.

Cách khắc phục: Khi bấm in file PDF, luôn chọn chế độ Actual Size (Tỷ lệ 100%). Kiểm tra và cài đặt đúng kích thước khổ giấy trong phần cài đặt máy in.

Tem nhãn bị mờ, rách hoặc bong tróc: 

Sử dụng decal keo kém chất lượng khiến tem rớt khỏi thùng hàng khi bốc xếp, kiện hàng bị mất thông tin định danh và trở thành hàng vô chủ.

Cách khắc phục: Sử dụng loại decal cảm nhiệt hoặc decal chuyển nhiệt chính hãng có lớp keo Acrylic bám dính tốt. Dán tem trên bề mặt phẳng, khô ráo và sạch sẽ nhất của kiện hàng.

>> Có thể bạn muốn biết: Tổng hợp lỗi máy in mã vạch thường gặp và cách khắc phục hiệu quả tại nhà 

5. Mực Mã Vạch - Đơn vị cung cấp giải pháp in ấn chính hãng uy tín

Để quy trình đóng gói và giao nhận hàng hóa luôn được diễn ra một cách trôi chảy, việc sở hữu một hệ thống in ấn ổn định với thiết bị và vật tư chất lượng là yếu tố vô cùng quan trọng. Mực Mã Vạch là đơn vị cung cấp đầy đủ các giải pháp máy in, giấy in decal và mực in mã vạch chuyên dụng, đáp ứng trọn vẹn mọi nhu cầu in nhãn vận chuyển cho các shop online và doanh nghiệp logistics.

• Cung cấp các dòng máy in tem nhãn vận chuyển chuyên dụng chính hãng (Zebra, Brother, TSC...).
• Đa dạng giấy in và mực in mã vạch chất lượng cao, chống bám bẩn, chống phai màu.
• Tư vấn giải pháp in ấn tối ưu chi phí cho shop online và doanh nghiệp logistics.

Liên hệ ngay với Mực Mã Vạch để được tư vấn toàn diện giải pháp in tem nhãn mã vạch chính xác, bền bỉ và chuyên nghiệp nhất cho sản phẩm của bạn!

Địa chỉ: 96/27A Duy Tân, P. Cầu Kiệu, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
Email: info@mucmavach.vn
Hotline: 0986 039 044 hoặc 0362 474 463
Website: https://www.mucmavach.vn/